Заявление на отправку трудовой книжки по почте

Как отправить заявление заказным письмом

Отправка заявления на увольнение по почте влечет ряд дополнительных сложностей при его составлении.Порядок приема, обработки и доставки заказных писем определяется приказом Минкомсвязи РФ «Об утверждении Правил…» от 31.07.2014 № 234. Согласно подп. б п. 10 данных правил, заказным является письмо, которое принимается у отправителя с одновременной выдачей ему квитанции, а адресату или уполномоченному им лицу вручается под расписку.

То есть, отправляя письмо таким образом, можно быть уверенным в том, что работодатель его получит, а факт получения будет зафиксирован почтовым служащим на специальном бланке. Однако на практике при использовании этого способа у работодателя возникает лазейка, заключающаяся в том, что факт получения письма подтвержден, а вот его содержание (наличие там заявления) всегда можно оспорить.

Чтобы лишить администрацию организации данной отговорки, используют опцию «опись вложения». Согласно п. 20 вышеуказанных правил, в этом случае заявление вкладывается в конверт, который не запечатывается, и в таком виде передается сотруднику почты, который и составит опись.

Письменно уведомить о желании уволиться можно и телеграммой, согласно приказу Мининформсвязи РФ «Об утверждении Требований…» от 11.09.2007 № 108. В соответствии с пп. 108, 114 данного документа, телеграмма с отметкой «заверенная» может быть направлена в администрацию организации в случае необходимости заверить подпись отправителя под соответствующим заявлением.

Для составления такой телеграммы требуются:

  • паспорт для уточнения личности отправителя и образца его подписи;
  • бланк заявления, содержание которого должно полностью соответствовать тексту телеграммы.

Оператор, принявший телеграмму, своей подписью подтверждает аутентичность текста и подписи отправителя.

Отправка трудовой через почту: действия работодателя

Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.

Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:

  • работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
  • возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
  • если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.

Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.

При нарушении работодателем срока возврата трудовой книжки вопрос о применении мер ответственности к организации рассматривается с учетом наличия или отсутствия в произошедшем вины администрации фирмы. Если формуляр не был выдан его собственнику по причине халатности работодателя, то за каждый день просрочки уволенному сотруднику положена выплата зарплаты.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.

Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.

Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.

При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.

Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:

1При неявке уволенного человека в день увольнения текущей датой подготовить и направить через почту уведомление о необходимости забрать документы
2Обозначить в уведомлении вариант с почтовой пересылкой формуляра при условии письменного согласия работника
3Составить акта об отказе работника получить документы в назначенный срок
4Переслать документы
5Зарегистрировать их выдачу в учетных журналах

Можно ли направить заявление по почте

Алгоритм доведения до руководства решения о прекращении трудовых отношений прописан в части 1 статьи 80 ТК. Обязательными к соблюдению условиями являются:

  • письменное выражение воли работника;
  • срок подачи заявления — не позднее двух недель до момента увольнения.

При этом структура и содержание письменного документа никак не регулируются нормами кодекса и прочими подзаконными актами. Корректно оформленный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • данные должностного лица и организации, в которую обращается увольняющийся;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • наименование документа;
  • текст уведомления;
  • дату формирования бумаги;
  • личную подпись работника.

Текст бумаги может быть написан от руки или напечатан. В напечатанном документе место для подписи и ее расшифровки заполняется вручную.

Как отправить заявление по почте? Самый простой и доступный способ — письмом, но не обычным, а заказным с обязательным уведомлением о доставке и передачей в руки адресату. На руки отправителю выдается квитанция, подтверждающая факт отправки, а также дату и время приемки письма в почтовом отделении. Следует также воспользоваться опцией «опись вложения».

Как составить заявление

К бумажному и электронному заявлению выставлен ряд требований. Дистанционный документ должен составляться определенным образом:

  1. Документ составлен форматом Microsoft Word. Он составляется с расширением doc.
  2. Само прошение составляется произвольной формы, но грамотно, без исправлений, ошибок, неточностей.
  3. Документ обязан содержать важную информацию: наименование организации – адресата, данные работника, занимаемая должность, контактная информация.
  4. В документе указывается структурное подразделение, отдел, где работал сотрудник.
  5. Документ называется заявлением, чтобы избежать путаницы.

Если сотрудник отказывается проходить обязательную отработку, он также уведомляет работодателя. Дальнейшая судьба обязательной отработки зависит от желания и благосклонности руководства

Важное условие: сотрудник знает, что лично присутствовать не будет. Он просит отправить трудовую книжку, оплату через почту, курьером

Если работодатель соглашается, личное присутствие уволенного не понадобится.

Заявление должно содержать дату заполнения, подпись. Сотрудник подписывается под каждым словом – он несет ответственность за составленный документ и указанную причину. Он принимает последствия, вытекающие из прошения. Электронный документооборот с бывшим работодателем имеет только один существенный минус – для заполнения прошения необходима официальная электронная подпись.

В каких случаях допускается

На уровне законодательства нет установленного списка обстоятельств, при которых появляется право увольняться дистанционно. Решение о таком способе окончания сотрудничества принимается в соответствии с договорённостью между работником и руководством.

Производственная практика свидетельствует, что основания для подобного прекращения трудовых отношений могут быть следующие:

  • переезд в другой населённый пункт для осуществления ухода за больным членом семьи или из-за перевода мужа, который является кадровым военным, в другую часть;
  • удалённое местоположение главного офиса предприятия;
  • решение об окончании трудовых взаимоотношений принято в период декрета или в другом городе;
  • серьёзное ухудшение здоровья, препятствующее выполнению должностных функций и свободному передвижению;
  • конфликты на работе и неприязненные отношения с некоторыми коллегами;
  • личные причины.

Но всё же иногда могут возникнуть сложности, к примеру, лицам, имеющим материальную ответственность, придётся посетить рабочее место, чтобы передать материальные ценности.

Когда начинается отсчет сроков

Обязательные две недели до дня увольнения считаются не с момента написания заявления, а с даты, когда письмо получено адресатом.

В случае личного вручения заявления администрации компании работник может знать дату его принятия, а вот отправляя документ по почте, спрогнозировать время доставки, а также вероятность и длительность задержки практически невозможно (ее можно попытаться вычислить по дате вручения на уведомлении, которое возвращается отправителю). Чтобы избежать проблем в этом случае, стоит отправлять уведомление заранее или же вместо даты указывать «по истечении 2 недель с момента получения». Таким образом, увольнение по почте произойдет в установленные законом сроки. Двухнедельную норму можно проигнорировать в том случае, если работник не может продолжать выполнять трудовые обязанности по не зависящим от него причинам.

Практика

Не вдаваясь в морально-этическую оценку ситуации, рассмотрим только организационные аспекты увольнения. Итак, чтобы заявление о расторжении трудового договора было принято, надо:

1. Не напутать со сроками.

Согласно Трудовому кодексу РФ работник имеет право расторгнуть по собственной инициативе трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не менее, чем за две недели до события.

Двухнедельный срок предупреждения начинает отсчитываться — ВНИМАНИЕ! — не с даты отправки письма с заявлением, а на следующий день после получения работодателем письма. Исходя из этого следует направить работодателю письмо или телеграмму с текстом:«Прошу уволить меня по собственному желанию по истечении 14 дней с момента получения данного заявления.» или«Прошу уволить меня по собственному желанию с 20.11.2014г.» (подставить число — предположительную дату получения работодателем письма/телеграммы + минимум 14 календарных дней.)

Исходя из этого следует направить работодателю письмо или телеграмму с текстом:«Прошу уволить меня по собственному желанию по истечении 14 дней с момента получения данного заявления.» или«Прошу уволить меня по собственному желанию с 20.11.2014г.» (подставить число — предположительную дату получения работодателем письма/телеграммы + минимум 14 календарных дней.)

Можно добавить фразу: «Трудовую книжку прошу направить по адресу: …» (далее домашний или контактный адрес).

2. Отправить с описью и уведомлением о доставке.

Заявление об увольнении нужно направить работодателю ценным письмом с описью — в отделении Почты России или любой курьерской службой.

Нужно заполнить два бланка описи вложения по форме, в которых указывается: наименование (или ФИО) и почтовый адрес адресата, наименование, количество предметов и сумма их оценки с точки зрения отправителя.

Скачайте бланк описи вложений в ценное письмо (формат DOC) — на случай, если на почте нет бланков, распечатайте в 2-х экземплярах и заполните. В описи укажите: заявление Ф.И.О. об увольнении от **.**.2014. Минимальная ценность — 10 руб.

При отправке ценного письма можно воспользоваться услугой «С уведомлением о вручении» — в этом случае отправителя извещают о том, когда и кому вручено отправление.

Возможно и телеграфное отправление с тем же уведомительным текстом.

3. В указанный в заявлении день увольнения не выходить на работу.

В последний день работы сотрудника работодатель обязан ознакомить его под роспись с приказом об увольнении, выдать трудовую книжку, произвести расчёт.

Если приказ об увольнении не вышел, то по истечении срока предупреждения на работу выходить не следует. В противном случае действие трудового договора будет продолжаться и заявление придется писать заново.

Правовые основания

ТК РФ Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Расчет дистанционного сотрудника

По закону в день увольнения с сотрудником должен быть произведен финансовый расчет, включающий:

  • зарплату;
  • компенсационную выплату за неиспользование отпуска;
  • премии.

Большинство современных компаний перечисляет деньги работникам на банковские карты. В этом случае все просто. Если работник обычно получал зарплату наличными в кассе, ему понадобится написать заявление с просьбой о перечислении денег на карту.

Получить расчет за уволившегося сотрудника сможет третье лицо, имеющее доверенность.

Из статьи стало ясно, что дистанционное прекращение трудовых отношений — это вовсе не сложная процедура. На законодательном уровне удаленная работа не отличается от других способов выполнения должностных обязанностей.

В целом особенность процесса дистанционного увольнения заключается в необходимости заверения заявления у нотариуса и в обмене документами между сторонами посредством почты.

Как подать иск?

Для того, чтобы обратиться в суд с помощью почтовой отправки, вам потребуются:

  • Полностью заполненное исковое заявление;
  • Пакет документов, служащих доказательством (копии);
  • Дополнительные ксерокопии удостоверений личности, которые при подаче заявления почтой заменяют оригинал.

Все это вам нужно вложить в конверт и запечатать, после чего указав на нем все стандартные реквизиты — обратный адрес, информацию по отправителю, адрес суда, в который будет направлено ваше заявление

Далее следует самое важное — правильная отправка самого письма. Обязательно используйте либо заказное письмо, либо письмо с ценными бумагами.
Так же оформите уведомление о получении — в случае возникновения каких — то споров или проблем эта квитанция будет единственным доказательством, фиксирующими сроки подачи заявления

После того, как письмо будет оформлено, оплатите услуги почты и отправьте письмо.

Способы передачи заявления на увольнение работодателю

Существует несколько способов передать документ работодателю:

  1. лично в руки. Обычно данный способ осуществим в небольших фирмах, в которых работодатель выполняет также бухгалтерскую работу.
  2. Отнести в кадровый отдел. В данном случае работники кадрового отдела примут бумагу и можно будет не сомневаться, что она не затеряется где-то по пути.
  3. Передать секретарю. На некоторых предприятиях кадровыми вопросами занимается специализированный работник – секретарь. При получении документа он будет обязан поставить отметку о принятии.
  4. Воспользоваться почтой. Помимо остальных способов возможно организовать и почтовое отправление заявления.

Практика показывает, что наиболее популярны первый и второй способы. Передача секретарю не популярна из-за своей малой распространенности, отправление же почтовым переводом – из-за дополнительных сложностей и нюансов (см. ниже).

ВАЖНО! Желательно составлять заявление в 2-х экземплярах. Обуславливается это тем, что на одном экземпляре ставится знак о принятии – именно этот документ остается на руках у сотрудника.. В дальнейшем он может защитить его от любых попыток удержания на рабочем месте

В дальнейшем он может защитить его от любых попыток удержания на рабочем месте.

Возможные проблемы

При отправке документа по почте можно столкнуться с различными проблемами. Так, письмо может не дойти до адресата или вернуться отправителю

В таких ситуациях важно знать, какие действия следует предпринять для соблюдения своих интересов

Отправление не дошло до нанимателя

Бывает так, что письмо не доходит до адресата. В таком случае работнику придётся доказывать, что документ действительно был отправлен, а для этого необходимо:

  • отправить заказное письмо с уведомлением;
  • заполнить опись вложения.

Оно поможет подтвердить, что работодатель был уведомлен о намерении сотрудника уволиться. А значит, после истечения периода предупреждения работник может считать себя уволенным. Кроме того, в это же время работодатель начинает нести ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки и задержку расчёта.

В случаях, когда работник выполнил все требуемые процедуры как нужно, а письмо не дошло, то вина ложится на ФГУП «Почта России». Так как наниматель в последний рабочий день сотрудника должен ознакомить его под подпись с приказом об увольнении, выдать на руки трудовую книжку, а также полностью рассчитать увольняющегося, то человек имеет право прекратить работу, как только закончится срок предупреждения. В противном случае договор будет пролонгирован.

Письмо вернулось отправителю

Используя для завершения трудовых отношений дистанционный метод, следует иметь в виду, что иногда письма возвращаются отправителю. А значит, отправленное по почте заявление тоже может вернуться.

Обычно это случается по следующим причинам:

  • возвращение при пересылке;
  • ошибка работников того почтового отделения, которое обслуживает адресата;
  • осознанное уклонение нанимателя от получения письма.

Если документ вернулся, то увольняющемуся нужно узнать у нанимателя и операторов почты причины возврата, после чего постараться урегулировать вопрос с руководством в свою пользу. При отказе работодателя расторгнуть договор, необходимо отправить уведомление телеграммой или повторить процедуру его отправки заказным письмом. Если наниматель уклоняется от получения документа, то на почте поставят дату доставки.

Согласие на отправление

Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.

Согласие пишется в форме расписки, то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя.

Письмо-уведомление

Отправка письма с уведомлением трудовой книжки работника по почте – достаточно мудрый шаг ведь, так вы всегда будете знать, где находится отправленное вами сообщение, и в случае получения его работником будете первые оповещены об этом.

Вам необходимо выбрать отправку в виде письма с уведомлением, а также оценить ценность письма, чтобы его особо аккуратно отправляли на почте. Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.

Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления (заявления) на возврат трудовой книжки по почте при увольнении.

С какой даты считать сроки увольнения и отработки

Частью 1 статьи 80 Трудового кодекса РФ определено, что сотрудник, увольняясь, предупреждает работодателя не менее чем за две недели письменно. В некоторых случаях устанавливается иной период. Две недели начинают отсчитываться на следующий день после того, как наниматель получит заявление. Днем получения такого уведомления является день регистрации во входящих документах. Уведомление нужно начинать отрабатывать на следующий за регистрацией день. До окончания вышеназванного периода работник вправе в любой момент отказаться от своих намерений и отозвать заявление. При этом его нельзя увольнять. Исключением является случай, когда на место увольняющегося приглашен письменно другой человек, которому трудовое законодательство запрещает отказывать в трудоустройстве. По завершении срока предупреждения работник вправе прекратить работать.

Конкретный день увольнения определяется индивидуально. Если в заявлении он не обозначен, расторжение трудового договора происходит через 14 дней после того, как работодатель получит заявление, даже если документ направлен месяц назад. Срок предупреждения — это защита прав и работодателя, и работника. Он дает возможность сотруднику отозвать документ. Если же в прошении обозначена желаемая дата увольнения и:

Какую дату ставить?

В тексте необходимо указать число, с которого начинается прекращение трудовых отношений. В этой части документа указывается дата предположительного увольнения, то есть с учетом истечения 14 дней. После окончания основного текста документа проставляется подпись заинтересованного лица и дата. В этом месте следует ставить дату составления заявления.

Если заявитель не знает, как рассчитать дату прекращения трудовых отношений, можно указать следующую формулировку «уволить по истечении 14-дневного срока».

Следует помнить, что в ряде случаев уведомление за 14 дней не требуется и не является обязанностью работника. Например, если он желает прекратить трудовую деятельность в связи с выходом на пенсию. Такое заинтересованное лицо может представить заявление в любой момент и не «отрабатывать» какой-либо срок.

Подготовка заявления на увольнение с целью его дальнейшей отправки работодателю по почте

Право на увольнение по собственной инициативе дано работнику в силу ст. 80 ТК РФ. Увольнение производится путем подачи сотрудником заявления на имя работодателя.

Форма заявления и его содержание законодательно не определены, соответственно служащему дается определенная свобода при заполнении документа. Он может заполняться как от руки, так и на компьютере. Главное условие, чтобы заявление было заверено подписью увольняющегося, которая подтверждает факт его написания именно им. В противном случае, заявление является анонимным и не может служить основанием для увольнения.

Единственной особенностью заполнения заявления, которое направляется по почте, будет указание иного порядка исчисления срока предупреждения руководства организации об увольнении сотрудника. Это связано с тем, что заявление передается работодателю не сразу, срок с момента отправки письма до даты его получения адресатом занимает определенное время.

Рекомендуется указывать дату увольнения в заявлении следующим образом: «прошу уволить меня по собственному желанию по истечении 14 дней с момента получения заявления по почте». Напомним, что срок для предупреждения начинает течь со следующего дня после доставки заявления работодателю.

Второй вариант – указание даты увольнения «с запасом», например, конкретной датой, которая наступит через месяц после направления письма.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Как еще можно уведомить работодателя дистанционно?

Если в жизни человека складываются определенные обстоятельства, ему приходится действовать исходя из них. Дистанционное общение между уволенным, начальством затруднено, но оно является единственной доступной альтернативой.

Как уволиться дистанционно:

  1. Заявление увольнения отправляется факсом. Для отправки документации необходимо использовать номер фирмы, а не определенных лиц.
  2. Общение по телефону также позволяет уведомить начальство – сотрудник намеривается уйти с работы: как онлайн, по телефону организация начинает подготовку к законному процессу. Уведомление не исключает написание официального заявления. Без него увольнение не является законным, если процесс инициировал работник.
  3. Работник вправе передать прошение увольнения через сослуживца. Прошение подойдет для случаев, когда нет необходимости обязательной отработки. Передача заявления через курьера – еще один доступный вариант. Заявление должно быть заверенным подписью.

Дата увольнения

На законодательном уровне установлено, что сотрудник должен известить работодателя о своем желании покинуть фирму за 2 недели. При личной передаче документов в отдел кадров, работник точно знает дату их регистрации. Если отправка заявления осуществляется с помощью почты, то могут возникнуть разногласия между сторонами, относительно даты увольнения. В такой ситуации работник может рассчитать день увольнения с помощью уведомления о получении, которое потом возвращается отправителю. При этом необходимо учесть ряд важных нюансов:

  • работник может оповестить работодателя о своем желании уйти раньше, чем за 2 недели до увольнения. В таком случае в самом заявлении должна быть указана точная дата, когда будет расторгнут договор трудоустройства;
  • отсчет двухнедельного срока начинается со следующего дня, после получения письма работодателем;
  • если после доставки письма работодатель выяснил, что срок со дня получения документа до даты увольнения, указанной в заявлении сотрудника, меньше 14 дней, то он может потребовать от сотрудника переписать заявление или издать приказ об увольнении, датированный числом, указанным работником. В такой ситуации работодатель идет навстречу сотруднику и позволяет осуществить увольнение досрочно, то есть до истечения двухнедельного срока;

Важно знать! В таком случае работник имеет право отозвать заявление в любой момент до наступления даты увольнения, указанной в самом документе. Кроме этого, досрочное расторжение трудовых отношений возможно только с письменного согласия самого работника.

  • действующее законодательство не позволяет работодателю осуществлять увольнение сотрудника в день получения документа, если дата увольнения, указанная в самом заявлении, была пропущена;
  • если работник в документе не указал дату увольнения, то отсчет двухнедельного срока начинается со следующего дня после получения заявления.

Важно знать! Для избегания возникновения негативных моментов, относительно даты увольнения, в самом документе рекомендуется указывать не дату расторжения трудовых отношений, а просьбу уволить по истечении двухнедельного срока.

Читайте по теме: Отправка трудовой книжки почтой при увольнении

Читайте по теме: Увольнение по собственному желанию вместо увольнения за прогул

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий